Tout savoir sur la régularisation des charges locatives.

Après avoir fixé au “juste prix” le loyer, le bailleur devra y imputer les charges locatives qu’il aura estimé en fonction de l’année précédente. Découvrez comment se passe la régularisation des charges locatives pour une location et ainsi être en règle.

Le propriétaire-bailleur, va faire payer tous les mois, à son locataire, des charges locatives qui sont appelées “provisions de charges”. Ces provisions devront être régularisées une fois par an pour mettre en opposition ce que le locataire aura payé et ce que le propriétaire aura réellement déboursé. Il faudra alors que le bailleur régularise les charges.

Comment calculer et régulariser les charges locatives pour une location ?

Je vous explique tout dans cet article, pour être implacable sur le sujet.

2 types de charges

Il existe 2 types de charges. Elles ne sont pas systématiquement soumises à une régularisation annuelle. Tout dépend si ce sont des charges réelles et forfaitaires.

Charges réelles ou forfaitaires ?

Deux types d’affectations de charges ont été mises en place en France en fonction du choix du mode de location, meublée ou vide.

Si le logement est loué vide (et hors colocation), le logement sera alors assujetti au régime de calcul des charges locatives au réel. L’application de ce régime est relativement simple. Il faudra calculer une provision pour charges mensuelles en fonction des charges locatives de l’année précédente. Il est aussi possible de choisir de récupérer ponctuellement le montant des dépenses engagées en le justifiant. A la fin de l’année et une fois par an, il faudra régulariser les charges quand le bailleur aura connaissance du montant des charges définitives.

Si le logement est loué en colocation ou meublé, le bailleur aura le choix entre appliquer le régime réel ou appliquer le régime forfaitaire. En optant pour le régime forfaitaire, les charges locatives seront fixes sur l’année et aboutiront à un accord entre le locataire et le bailleur à la signature du contrat de bail. En régime forfaitaire, aucune régularisation ne peut être effectuée et aucunes charges supplémentaires ne pourront être demandées.

Les charges récupérables

Les charges que le propriétaire pourra récupérer auprès du locataire sont encadrées. On y retrouve plusieurs catégories de charges.

Tout d’abord, il y a les charges liées à l’immeuble et à la copropriété. Les grandes catégories de charges sont celles liées aux dépenses d’entretien, les menues réparations et les services dont le locataire profite. Parmi celles-là, l’ascenseur et le monte-charge, l’entretien des parties communes, l’extérieur du bâtiment, l’eau froide, chaude et le chauffage des parties privatives et communes, l’hygiène ou encore les équipements divers de l’immeuble. Le montant de ces charges est le plus souvent facturé par le syndic à travers l’appel de charges de copropriété. Ces charges seront prises en compte seulement si l’immeuble en dispose.

Au niveau personnel, on retrouve notamment diverses installations individuelles nécessaires, la taxe d’ordures ménagères, de balayage. Le montant de la taxe d’ordures ménagères se calcule en multipliant la valeur cadastrale du logement (disponible sur la feuille d’imposition) par le taux fixé par la commune dans laquelle est situé le logement.

Pour connaître le montant à régulariser des charges locatives pour une location, il suffira d’additionner la part récupérable des charges de copropriété avec les charges que le bailleur aura préalablement réglées (notamment la taxe d’ordures ménagères).

Comme il est convenu lors de la répartition des travaux entre propriétaire et locataire, les travaux d’entretiens importants et les rénovations importantes ne pourront pas être imputés au locataire. Ils seront à la charge du propriétaire.

Savoir anticiper les charges suivantes

En choisissant le régime réel, la régularisation de fin d’année permet au locataire de payer le montant exact des charges locatives sur l’année écoulée.

C’est aussi pour le bailleur le moment de mettre à jour ses charges pour les années suivantes. Etant donné que le montant des charges mensuelles est fixé par rapport à celui de l’année précédente, il est nécessaire qu’il révise le montant des charges qu’il demandera pour la prochaine année.

Le plus souvent, les charges augmentent. Il faudra donc qu’il réévalue à la hausse le montant de ces charges locatives. Cette légère hausse lui permettra de ne pas avoir à avancer trop d’argent et il n’aura pas une trop grande somme à demander au locataire pour compléter la différence entre la provision pour charges et les charges réelles annuelles.

Régulariser les charges locatives pour une location

Le meilleur moment pour régulariser les charges est lorsque le bailleur recevra l’arrêté des comptes de la copropriété.

Régularisation à temps

Pour régulariser les charges annuelles, la différence entre les charges est faite. Le bailleur va alors soit demander de l’argent à son locataire soit lui rembourser la différence car les charges auront été moins élevées que prévue.

Souvent, quand le locataire quitte le logement, le bailleur n’est pas immédiatement en possession de l’arrêté des comptes de la copropriété. Si c’est le cas, ce dernier peut conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie du locataire sortant en attendant de recevoir l’arrêté et de pouvoir régulariser les charges.

Si le locataire est toujours dans le logement quand le propriétaire reçoit l’arrêté, procéder à ce moment-là à la régularisation des charges sachant que la loi impose que le locataire soit prévenu 1 mois avant qu’il ait à régulariser les charges. Le locataire devra avoir connaissance de l’arrêté sous peine de voir la totalité de la provision pour charges annulée.

Régularisation tardive

Le propriétaire pourra récupérer le montant de la différence des charges jusqu’à 5 ans après le départ d’un locataire.

Avec la mise en place de la loi ALUR, il dispose d’un délai maximal de 3 ans à partir du moment où il aura reçu l’arrêté des comptes de la copropriété, pour les contrats de bail conclus après le 27 mars 2014.

S’il procède à la régularisation tardive, à savoir plus d’un an après la réception du montant des charges réelles, le locataire sera en droit de demander un étalement du paiement de la régularisation des charges.

Pour un certain montant de charges mensuelles au locataire, il faudra que le bailleur se réfère au montant des charges réelles de l’année précédente. L’étape est réglementée, toutes les charges demandées devront être justifiées en fin d’année. Il sera aussi important qu’il procède rigoureusement à la régularisation des charges, à savoir si le locataire lui doit de l’argent car les charges auront été plus élevées que prévu ou si le bailleur doit rembourser au locataire de l’argent car il aura surévalué les charges.